Články

Oferta - výběrová řízení přehledně a efektivně

Co je to nová OFERTA?

Program nová Oferta vznikl s cílem nahradit jednak modul Oferta, používaný jako součást kalkulačního programu KROS Plus (pracovně označovaný jako Malá Oferta pro svou omezenou funkcionalitu), a také modul Velká Oferta dodávaný jako součást informačního systému RSV. Program nová Oferta nahrazuje tedy funkcionalitou obou těchto modulů. Na trh je dodáván společně s novou verzí progrmu KROS 4.

Ofertu s programem KROS 4 dodává v České republice  firma ÚRS Praha a.s. a ve Slovenské republice firma KROS a.s.
Firma First information systems, s.r.o. dodává Ofertu společně s informačním systémem RSV - Řízení stavební výroby a zajišťuje autorský servis pro výše uvedené partnery.

Verze nové OFERTY

S novou Ofertou se budete moci setkat ve třech verzích, které se liší funkcionalitou a tedy i cenou.
- Oferta - obsahuje základní funkcionalitu problematiky výběrových řízení na subdodavatele s vazbou na KROS 4
- Oferta Pro - funkcionalita je rozšířena o práci s dokumenty výběrových řízení, rozesílání potávek E-mailem, umožňuje provádět vícekolová výběrová řízení, po dohodě je možno zajistit také automatické načítání nabídek doručených E-mailem
- Oferta RSV - je napojena na systém RSV a navíc proti Oferta Pro má propracovanou databázi dodavatelů včetně informací o oborech činností, certifikáty, hodnocením z dříve realizovaných akcí, umožňuje nejenom výběrová řízení na subdodávky na základě položek načtených z KROS 4, ale i výběrová řízení na materiály a služby s možností zadání ručně nebo z MS Excel, nabízí přehledy přes všechny zakázky, historii jednotlivých dodavatelů a řadu dalších přehledů užitečných pro controlling. Oferta RSV má navíc vazbu na celou řadu firemních procesů jako například odsouhlasení vítěze výběrového řízení s využitím workflow, tvorba smluv a objednávek opět s možností workflow, Internetové aukce a pod.

Stručný popis funkcionality

oferta procesy

 

Příprava zadání - Informace o výběrovém řízení a seznam položek lze se načtou z progrmu KROS 4 nebo mohou být vloženy ručně, přípdně načteny z MS Excel. Z KROS 4 se načítají kompletní informace o položkách včetně upřesňujících popisů a komentářů. Načítají se i informace o cenách a nákladech položek, jsou-li k dispozici. 
Seznam kritérií - Lze předdefinovat standarní kritéria, ty je možno pak doplňovat dalšími předdefinovanými kritérii nebo vytvářet vlastní nové kritéria. U kritérií se nastavuje váha a lze nastavit i minimální a maximální hranici hodnoty, které má kritérium nabývat.
Příprava dokumentů - ve vzorových výběrových řezeních lze přednastavit standardní dokumenty, je možno přidat i další předdefinované dokumenty z databáze nebo libovolné dokumenty umístěné na disku počítače nebo serveru. Dokumenty lze vytvořit jako šablony obsahující značky, které budou automaticky naplněny informacemi z programu Oferta.
Seznam uchazčů - sznam uchazečů lze vytvořit na počátky výběrového řízení nebo až dodatečně po obdržení nabídek. Uchazeče lze vybírat z databáze s ohledem na obor jejich činnosti, region, certifikáty nebo historické zkušenosti. Součástí databáze dodavatelů jsou i kontaktní informace včetně E-mailových adres pro zasílání poptávek.
Komunikace - Oferta umí rozeslat E-mailem poptávky, které obsahují položkové zadání i všechno ostatní dokumenty, na stisknutí jednoho tlačítka. Nabídkyje možno standardně načítat do Oferty ručně. Je však možno je načítat i zcela automaticky pomocí programu Mailer. Ten se dodává samostatně. Kromě nabídek dokáže Mailer načítat informace o doručení a přečtení poptávek. Ty pak Oferta zobrazuje společně se všemi odeslanými a přijatými dokumenty výběrového řízení. 
Cenová analýza - v tomto okně jsou zobrazeny nabídky jednotlivých uchazečů. Graficky jsou rozlišeny nejnižší a nejvyšší ceny položek. Ceny je možno porovnávat vzájemně mezi uchazči, srovnávat je s cenou nebo náklady původního zadání. V tomto okně uživatel vytváří výsledek výběrového řízení. Využíví k tomu funkce hromadného přebrání cen nabídky nebo může postupovat zcela individuálně. Pokud bylo uchazečům umožněno doplnit do zadání položky víceprací, pak takovéto položky jsou zobrazeny odlišnou barvou a je možno je odfiltrovat.
Vyhodnocení nabídek - na základě hodnot jednotlivých kritérií z nabídek uchazečů jsou přiděleny uchazečům body. Uchazeče, kteří nesplnili podmínky je možno vyřadit. Vítěze navrhuje uživatel, přičemž může a nemusí brát ohled na získané bodové hodnocení. Vítěz může být jeden, ale je možno stanovit i více vítězů (každý bude provádět nějakou podmnožinu položek). Na základě jednoho výběrového řízení je pak možno uzavřít více smluv s dodavateli.
Další kola VŘ - Pokud aktuální kolo výběrového řízení nepřineslo uspokojivé výsledky, pak je možno založit další kolo, které může mít změněné zadání a mohou být poptáni i jiní uchazeči.
 

 

Ukázka okna Cenová analýza při základním nastavení:

cenova analyza